Sommaire :
- Qu'est-ce qu'une app de conférence ?
- Pourquoi utiliser une application pour sa conférence ?
- Les possibilités d'ulisation de l'appli pour votre conférence en groupe
- En conclusion, l'application conférence c'est...
Des intervenants, des plannings, des rendez-vous… L’organisation d’un événement demande une certaine rigueur. C’est pour cette raison que des innovations et des solutions peuvent être apportées afin de faciliter sa mise en place. Les logiciels tout-en-un : l’application conférence pour enrichir votre événement.
Qu’est-ce qu’une app de conférence ? 📱
Une app de conférence est un moyen spécialement conçu pour les événements professionnels de congrès. Elle a pour but de partager des informations avec les invités et les intervenants, de faciliter les réunions et de garder un lien.
Ce système est disponible sur smartphone, sur tablette, iOS et Android, mais également sur ordinateur depuis un navigateur. Cela permet aux utilisateurs d’accéder à la plateforme de visioconférence, en ligne sur le web ou en présentielle, depuis plusieurs supports et donc de suivre les informations et les animations de l’événement en ligne ou bien en présentiel.
Que peut apporter une app mobile pour une conférence d’entreprise ? 🤔
L’idée est ainsi d’orienter les différents types de personnes (entreprises partenaires, conférenciers, etc.) que ce soit sur le plan physique avec des plans, mais aussi pour de la prise de rendez-vous en réunion vidéo, une vidéo teaser ou encore de la gestion de leur agenda de manière individuelle ou groupée.
Les informations publiées ont pour but de répondre aux attentes et aux besoins de chacune des personnes présentes sur le congrès et qu’elles soient autonomes le plus possible.
À qui s’adresse l’appli pour ce type d'événement ? 🎈
Ce système s’adresse aux intervenants, aux participants et aux organisateurs de l’événement. Les objectifs et les attentes ne sont pas les mêmes en fonction des personnes. Chaque conférence est possible en groupe, et cela, peu importante la taille.
Pour les intervenants, il peut s’agir de mieux connaître l’événement et le type de public présent lors de l'événement physique ou de la vidéoconférence sur internet afin d’adapter leur discours.
En ce qui concerne les personnes participantes, l’idée principale est de pouvoir avoir un maximum d’informations sur l’événement et les intervenants pour pouvoir organiser sa journée et les choses auxquelles ils souhaitent participer.
Pour ce qui est des organisateurs de l’événement, ils peuvent informer tout le monde et collecter des informations et des données sur les personnes présentes. Ils ont donc la possibilité de consulter et de mesurer les performances du congrès grâce aux statistiques réalisées automatiquement par la plateforme.
Pourquoi utiliser une application pour sa conférence ? 🧐
La liste des outils pour organiser un événement peut être longue et démultipliée en fonction des besoins de chaque projet événementiel. La mise en place d’une plateforme événementielle a plusieurs avantages, tant pour les organisateurs que pour les participants.
Une meilleure gestion sur un seul outil 👌
Utiliser la billetterie d'une entreprise, les sondages d’une autre plateforme, le nuage de mots d’une autre structure… C’est beaucoup de travail, d’investissement et de temps éparpillé.
Mettre en place une app permet de centraliser toutes les données pour vous, organisateur d’événements, et les participants, à partir d’un même prestataire (à condition qu’il propose des catégories de fonctionnalités aussi complètes).
Cette centralisation peut également vous permettre de lisser les informations pour retrouver les points forts et les axes d’amélioration pour votre prochaine édition et satisfaire un maximum de personnes invitées.
Une excellente collaboration avec un unique interlocuteur 🙋
Qui dit un seul support, dit un seul interlocuteur. C’est un excellent moyen de faciliter et de fluidifier les rencontres sur vos besoins concernant la mise en place de l'app au sein de votre projet. Par réunion téléphonique ou encore par visioconférence sur le web, des échanges sont possibles.
Si vous souhaitez faire des modifications sur votre événement comme la jauge, la vidéo de présentation, les horaires entre les interventions, l’ajout d’intervenants, etc. Vous pouvez alors vous appuyer sur l’accompagnement personnalisé d’un chef de projet à votre service. Le fait d’avoir une seule entreprise permet de ne pas se perdre dans les personnes à contacter.
Une solution sur-mesure en fonction de vos besoins ✨
Des plateformes et des applications existent et proposent un service, ou plusieurs, en fonction de vos besoins. Seulement, parfois, les catégories de services proposés et les possibilités ne sont pas étendues et peuvent ne pas combler tous vos besoins.
C’est pour cette raison qu’il est important de prendre en considération vos attentes en amont pour choisir un moyen qui convient à vous, à votre congrès et aux personnes participantes.
Pour ce qui est d’Imagina, le nombre de fonctionnalités ne cesse de s’agrandir et permet donc de mettre en place des applications événementielles adaptées et complètes pour vos événements professionnels.
Les possibilités d’utilisation de l’appli pour votre conférence en groupe 🎉
L’app des événements connectés d’Imagina propose de multiples catégories de fonctionnalités pour répondre au mieux aux différents besoins de votre événement. Ces app est complémentaire à la gestion de votre projet avec une solution qui vous accompagnera dans la gestion :
- de l’interactivité avec les participants,
- des données de votre projet événementiel,
- des informations à transmettre
Tous ces éléments sont réunis dans le but que vos conférences se déroulent dans les meilleures conditions possibles.
La sécurité de votre événement et de vos participants 🛡️
Bien évidemment, l’app ne peut pas générer des gardes du corps pour sécuriser votre événement de manière physique. Seulement, elle peut vous permettre de contrôler les personnes invitées avec le contrôle d’accès. Cette fonctionnalité vous aide à savoir si les personnes ont le droit d’accéder, ou non, à des zones de votre événement.
La plateforme événementielle, en présentielle ou vidéoconférence sur internet, d’Imagina vous permet également de mettre en place une billetterie pour checker les personnes à l’entrée de votre événement. Les personnes invitées peuvent aussi plus facilement garder leur billet à porter de main durant tout le long de l’événement.
Les inscriptions à des parties de votre événement comme des tables rondes, des conférences en physique ou en visioconférences, etc. sont possibles avec ce logiciel. Ce moyen aide à gérer les jauges et contribue à la sécurité des personnes conviées, des intervenants et de votre événement de manière globale.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ainsi utiliser l'app des conférences pour envoyer vos mails d’invitation, les relances et les confirmations pour centraliser les informations et ne perdre aucunes données.
Facilitez les rencontres entre vos participants 🤝
Une conférence, c'est une occasion de faire des réunions professionnelles pour enrichir ses connaissances, son réseau et bien d’autres choses. C’est pour cette raison que des rendez-vous peuvent être intéressants pour contribuer à la bonne réalisation de votre événement, mais aussi les objectifs des invités. Chaque réunion peut également être réalisée en vidéo via les applications de conférences.
La mise en place d’un networking peut aussi être un moyen pour que les invités puissent discuter avec un flux de messagerie instantanée et la possibilité de faire des réunions en visioconférence sur le web pour communiquer ou par appel téléphonique, même à distance.
Les personnes ont aussi la possibilité de scanner les badges des autres personnes afin d’échanger leurs coordonnées et en conséquence de pouvoir enrichir leur réseau ou leur portefeuille de client de manière rapide, fluide et simple.
Le logiciel pour les événements physiques ou en visioconférences d’Imagina peut ainsi vous permettre de proposer aux invités des matchmaking, c’est-à-dire que les personnes peuvent “matcher” en fonction des affinités, des centres d’intérêts, des secteurs d’activités, etc. L’idée est de créer des axes de contact pouvant être intéressants pour toutes les parties prenantes et que les objectifs de chacun soient atteints.
Les possibilités d'outils personnalisés 💫
En plus des catégories de possibilités préalablement présentées, les applications événementielles permettent aussi de créer leurs agendas personnalisés en fonction du programme de votre événement ainsi que des rendez-vous pris pour chacun. Il se met à jour de manière automatique pour faciliter la gestion de chacune des personnes.
Grâce à ce système, vous avez la possibilité d’envoyer des notifications pushs à vos participants dans leur globalité, mais aussi de manière ciblée pour que les personnes ayant, par exemple, des rendez-vous ou encore qu’elles se soient inscrites dans des ateliers, une nouvelle vidéo publiée, etc. puissent être tenues informées et ne pas oublier les différents éléments de vos conférences professionnelles.
Afin de développer l’interactivité entre vous et les professionnels conviés, mais également de développer des axes d’amélioration pour les prochaines éditions de votre congrès, vous avez la possibilité de mettre en place des sondages et des enquêtes de satisfaction pour connaître leurs avis et de prendre connaissance des éléments à améliorer sur votre événement et au service effectué.
Un plan interactif peut par ailleurs être déployé sur le lieu de votre événement pour mettre en avant les points stratégiques de façon à ce que les participants soient autonomes dans leur déplacement à travers votre lieu réceptif.
Pour donner un maximum d’informations aux personnes invitées, il est possible de créer des fiches pour présenter les intervenants, les entreprises partenaires et les sponsors de votre événement professionnel.
Questions, votes, sondages : une interaction sans limites ✅
Des catégories de possibilités laissant s’exprimer les invités ont toute leur place dans votre événement professionnel avec un système de votes ou de sondages pour connaître leur avis et position sur des sujets évoqués lors de l’événement.
Des logiciels de questions / réponses est un outil intéressant pour aider les utilisateurs du logiciel de mieux comprendre certains éléments de votre projet événementiel et de répondre à des interrogations pertinentes pour l’amélioration de votre congrès.
Un réseau social pour votre événement, c’est possible ! Un fil d’actualité peut être mis en place à l’occasion de votre événement pour que les personnes conviées puissent mettre une vidéo ou plusieurs, des photos et des messages textuels.
Pour gagner en interactivité entre les intervenants, vous et les participants, l’app des conférences peut vous permettre d’utiliser des outils comme les nuages de mots, les jeux concours et les quiz. Ces éléments sont importants pour que votre événement soit dynamique et pour que les personnes invitées soient pleinement satisfaits de leur présence sur votre événement avec le sentiment d’avoir contribué à quelque chose. Cette fonctionnalité peut aussi aider les personnes à poser des questions lors des conférences et des tables rondes pour éviter la prise de parole en public.
En conclusion, l’application conférence c’est…
👉 …un excellent moyen de communiquer avec les différentes parties prenantes de vos conférences. L’idée est de pouvoir échanger toutes les informations souhaitées avec toutes les personnes présentes, que ce soit de manière globale ou bien de façon individuelle.
👉 …un outil pratique pour les organisateurs d'événementiels, car elle représente un gain de temps et bien souvent d’argent parce qu'elle regroupe différentes parties de l’événement. Les logiciels événementiels permettent donc de faire des économies sur l’organisation de l’événement.
👉 …une solution complète permettant de répondre aux différents besoins de votre événement et alors des parties prenantes avec une multitude de possibilités de fonctionnalités.
👉 …une innovation pour une amélioration des processus de gestion d’événement pour les organisateurs d’événements permettant d’enrichir les bases de données, les connaissances et de centraliser toutes les informations concernant leur projet événementiel.
Questions fréquentes :
Est-ce que l'on peut connecter la plateforme Skype, Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams et l'app Imagina ?
Bien-sûr ! Nous pouvons centraliser toutes les plateformes comme Skype, Zoom, Google Meet et Microsoft Teams qui vous servent dans la gestion de votre événement.
L'application est disponible sous tous les supports ?
Oui ! Il est possible de télécharger l'appli sur iOS et sur Android depuis votre smartphone ou votre tablette. Vous pouvez trouver ces liens de téléchargement sur Imagina ou bien sur Google en tapant "application Imagina".
Faut-il avoir un iphone ou un ipad pour accéder aux conférences ?
Non, vous pouvez venir en présentiel sir l'événement se déroule en physique. Sinon, vous pouvez y accéder avec n'importe quel smartphone, pas nécessairement un iphone ou un ipad, pour voir les animations depuis votre support.
Lorsque la fonctionnalité des questions ou encore celle des nuages de mots est utilisée où cela est-il visible ?
En live vidéo, vous pouvez retrouver les réponses sur l'écran de projection du conférencier ou encore sur l'écran de votre support que ce soit un smartphone, un iphone, un ordinateur, un ipad ou une tablette.
Faut-il une licence spécifique pour participer à un événement comme une conférence via l'app Imagina ?
Non, la plateforme est accessible sans licence particulière, sauf si des conditions ont été mises en place par l'organisateur.
Est-il possible de faire un enregistrement des animations et des ateliers lors de l'événement ?
Oui, il est tout à fait possible de les enregistrer avec une captation particulière. Nous pouvons utiliser l'enregistrement de ces éléments pour les rediffuser sur l'app.
Est-ce que les conférences peuvent seulement être rediffusées en vidéo ?
Non, il est aussi possible de capturer chaque conférence en audio pour réaliser un podcast. Ce type d'enregistrement audio permet de garder une trace des activités et animations de l'événement et de le diffuser sur les réseaux sociaux de l'organisateur pour continuer la communication entre les différentes personnes.
Comment améliorer la communication avec un public lors d'un événement professionnel ?
Pour avoir une meilleure communication et créer un lien entre les différentes personnes, il est possible de mettre en place des jeux interactifs et des ateliers. D'autres outils comme les enquêtes de satisfaction peuvent être d'une grande aide.
Est-ce que l'application conférence Imagina peut accueillir 300 personnes ?
Bien-sûr ! Et même plus. Notre app est modulable en fonction de vos besoins.
