Événement

Comment organiser un concert en 8 étapes ?

Dernière modification : 11/12/2024 11:04

Organiser un concert représente bien plus qu'un simple assemblage technique d'événements ; c'est une véritable aventure artistique et logistique qui demande passion, méthode et créativité. Que vous soyez membre d'une association culturelle, entrepreneur de spectacles ou simplement passionné de musique, ce guide détaillé vous accompagnera étape par étape dans la réalisation de votre projet.

Chaque concert est unique et porteur d'émotions. Il permet de promouvoir des artistes émergents, de créer du lien social et culturel, de valoriser un territoire et de partager une expérience musicale collective. Pour réussir l'organisation d'un spectacle, il est essentiel de s'appuyer sur plusieurs piliers fondamentaux, tels qu'une planification rigoureuse, une équipe motivée et compétente, ainsi qu'une communication efficace. De plus, une gestion administrative et financière précise est cruciale pour éviter les imprévus.

Dans cet article nous vous détaillons les étapes pour organiser un spectacle et/ou concert

Définir le public cible

Identifier son audience

Avant même de réserver une salle de concert ou de contacter des artistes, posez-vous une question essentielle : à qui s’adresse votre événement ? Est-ce un public jeune, adulte, ou plutôt des seniors passionnés par la musique classique ? Cherchez-vous à attirer des amateurs de rock, des familles venues profiter d’un spectacle ou des fans d’artistes émergents ?

L’identification de votre audience est un point de départ crucial pour tout projet d’organisation de concert. Cela orientera vos choix sur le type d’événement, le style musical, et même le lieu.

Adapter le style musical au public

Une fois votre public cible défini, choisissez des artistes ou des groupes dont le style correspond à leurs attentes. Par exemple, pour un public jeune, des musiques actuelles comme le pop ou l’électro feront sensation, tandis qu’un spectacle pour un public adulte ou senior pourrait privilégier le jazz ou la chanson française.

N’oubliez pas que la réussite d’un concert repose sur une programmation cohérente et en phase avec les envies des spectateurs.

Déterminer le lieu et la date

Sélectionner une salle adaptée

Le lieu où se déroulera votre concert ou spectacle joue un rôle majeur dans sa réussite. En fonction de votre budget et du nombre de spectateurs attendus, choisissez une salle de spectacle, un espace public ou même un lieu plus atypique pour marquer les esprits. Assurez-vous que l'endroit sélectionné répond aux exigences en termes de sécurité et qu’il dispose des infrastructures nécessaires (scène, places assises ou debout, loges pour les artistes, etc.). Pensez aussi à vérifier que la salle est bien accessible pour le public et les groupes. Une bonne préparation évite des démarches inutiles ou des mauvaises surprises liées aux formalités administratives.

Choisir une date stratégique

La date est tout aussi cruciale que le lieu. Évitez de planifier votre événement en même temps qu’une autre manifestation majeure dans votre région. Consultez les agendas culturels locaux pour éviter les doublons et maximiser votre public. Pensez également à prévoir assez de temps pour l'organisation et les démarches administratives, en tenant compte des rétro-plannings et des autorisations nécessaires. Pour un impact optimal, ciblez une période où votre audience est disponible, comme un week-end ou des vacances scolaires.

Établir un budget

Lister les dépenses principales

Pour éviter les mauvaises surprises, prenez le temps de détailler toutes les dépenses liées à votre projet d’organisation de concert. Incluez les frais de location de la salle de spectacle, le cachet des artistes ou groupes, la communication (affiches, publicités, réseaux sociaux), et les assurances nécessaires, comme l’assurance responsabilité civile ou l’assurance tous risques. N’oubliez pas non plus les coûts liés aux équipements techniques, au service d’ordre et aux éventuelles démarches administratives, comme les déclarations à la SACEM pour les droits d'auteur.

Calculer les recettes potentielles

En parallèle, évaluez vos sources de revenus. Combien pouvez-vous espérer grâce à la billetterie ? Pensez à proposer des options attractives comme des préventes. Explorez également le sponsoring avec des entreprises locales ou nationales et envisagez de mettre en place des stands de nourriture ou de merchandising. Une bonne estimation des recettes vous permettra de mieux équilibrer votre budget et de garantir la viabilité de votre événement.

Respecter les règles administratives

Obtenir les autorisations nécessaires

L'organisateur doit déclarer l'événement auprès de la mairie (ou de la préfecture de police pour Paris, Lyon et Marseille) au moins un mois avant la date prévue. Selon le lieu et l'ampleur du concert, différentes autorisations peuvent être requises :

Pour un établissement recevant du public (ERP) : simple information à la mairie
Pour un lieu non conçu pour accueillir du public : autorisation municipale et avis favorable de la commission de sécurité
Pour un concert sur la voie publique : déclaration préalable
Au-delà de 1 500 participants : déclaration obligatoire en mairie

Comprendre la législation sur les droits d’auteur

Si des œuvres protégées sont interprétées, une déclaration à la SACEM est obligatoire. Cette démarche se fait en deux temps :

Avant le concert : demande d'autorisation auprès de la délégation SACEM locale
Après le concert : transmission de l'état des recettes et dépenses, ainsi que du programme des œuvres diffusées

Demander une licence d’entrepreneur de spectacles

En principe, l'organisation de concerts est réservée aux titulaires d'une licence d'entrepreneur de spectacles. Cependant, les associations loi 1901 dont l'organisation de spectacles n'est pas l'activité principale peuvent organiser jusqu'à 6 concerts par an sans cette licence.

Trouver des bénévoles et des partenaires

Recruter une équipe motivée

La création d’une équipe engagée et passionnée est un atout majeur lors de l'organisation d'un spectacle. Voici quelques stratégies pour recruter des bénévoles :

Appel à candidatures : Publiez des annonces sur les réseaux sociaux, les sites d'associations locales ou dans des groupes communautaires. Précisez les rôles disponibles (accueil, logistique, sécurité, etc.) et les compétences recherchées.
Engagement : Mettez en avant l'impact positif de leur contribution sur la réussite de l'événement. Un projet bien présenté attire davantage de personnes prêtes à s'investir.
Formation : Offrez une formation ou des réunions d’information pour que chaque membre de l’équipe comprenne son rôle et les responsabilités qui lui incombent.

S’associer avec des sponsors

Les partenariats financiers ou matériels peuvent alléger votre budget et donner plus de portée à votre concert. Voici comment établir ces collaborations :

Identifier des entreprises locales : Ciblez des entreprises qui partagent les valeurs de votre projet ou qui ont un lien avec la musique et les spectacles. Cela peut inclure des magasins de musique, des restaurants ou des services liés à l'événementiel.
Propositions de partenariat : Créez un dossier de présentation incluant les objectifs de votre événement, le public visé, et les avantages pour le sponsor (visibilité, promotion sur les réseaux sociaux, logo sur les supports de communication).
Offrir des contreparties : Proposez des avantages en échange du soutien, comme des espaces publicitaires lors du concert ou la possibilité d'organiser un stand lors de l'événement.

Communiquer le concert

La communication est un élément crucial pour le succès de votre spectacle ou concert. Voici comment élaborer une stratégie efficace :

Créer un plan de communication

Élaborez une stratégie complète incluant divers supports :

Affiches et flyers :
- Créez des visuels attractifs avec les informations essentielles (date, lieu, artistes, prix)
- Distribuez-les dans des lieux stratégiques (commerces, lieux culturels, campus)
Publicités en ligne :
- Utilisez les plateformes de publicité ciblée (Google Ads, Facebook Ads)
- Ciblez votre audience en fonction de l'âge, des intérêts et de la localisation
Site web dédié :
- Créez une page ou un site pour l'événement
- Incluez toutes les informations pratiques et la billetterie en ligne
Rétro-planning :
- Établissez un calendrier détaillé des actions de communication
- Prévoyez des phases de teasing, d'annonce et de relance

Utiliser les réseaux sociaux

Exploitez la puissance des médias sociaux pour créer un buzz :

Teasers vidéo :
- Créez des courtes vidéos attrayantes présentant les artistes ou l'ambiance du spectacle
- Diffusez-les progressivement pour maintenir l'intérêt
Jeux-concours :
- Organisez des concours pour gagner des places ou des rencontres avec les artistes
- Encouragez le partage pour augmenter la visibilité
Engagement communautaire :
- Répondez aux commentaires et questions des fans
- Créez des hashtags spécifiques à l'événement
- Partagez des contenus exclusifs (coulisses, répétitions)

Collaborer avec des médias locaux

Établissez des partenariats avec la presse régionale :

Contact presse :
- Préparez un dossier de presse complet
- Contactez les journalistes culturels locaux
Propositions de contenu :
- Offrez des interviews exclusives avec les artistes
- Proposez des reportages sur l'organisation de l'événement
Partenariats médias :
- Négociez des échanges de visibilité (logo sur affiches contre annonces)
- Organisez des jeux-concours en collaboration avec les médias locaux

Vendre les billets du concert

Choisir une plateforme de billetterie

Pour assurer la vente des billets de votre concert, il est essentiel de choisir une plateforme de billetterie efficace. Imagina se présente comme une solution idéale pour faciliter la gestion et l’accès aux billets pour votre événement.

En utilisant Imagina, vous pouvez créer votre événement en ligne, configurer différents types de billets (standard, VIP, early bird) et définir les prix ainsi que le nombre de places disponibles. La plateforme permet également de gérer le placement numéroté si cela est nécessaire pour votre spectacle.

L'un des principaux avantages d'Imagina réside dans sa gestion simplifiée des ventes. Vous aurez accès à un tableau de bord qui vous permet de suivre les ventes en temps réel et d'analyser les données pour optimiser votre stratégie de vente. De plus, cette solution réduit les coûts liés à l'impression de billets physiques et facilite le suivi des inscriptions et paiements.

Préparer la logistique

La préparation logistique est cruciale pour le succès de votre spectacle. Voici comment aborder deux aspects essentiels :

Organisation des répétitions

Planifiez des créneaux de répétition sur le lieu du concert pour permettre aux artistes de se familiariser avec l'espace et l'acoustique. Coordonnez avec le propriétaire du lieu pour définir les horaires disponibles. Assurez-vous que l'équipement nécessaire (instruments, sonorisation) soit en place. Prévoyez suffisamment de temps pour les réglages techniques et les ajustements de dernière minute. Intégrez ces répétitions dans votre rétro-planning global de l'événement.

Mise en place d'un service d'ordre

La sécurité est primordiale pour tout événement recevant du public. Engagez une équipe de sécurité professionnelle, formée à la gestion des foules et aux procédures d'urgence. Définissez clairement leurs rôles : contrôle des entrées, surveillance des zones sensibles, gestion des situations délicates. Assurez-vous que leur nombre est adapté à la taille de votre manifestation. Organisez une réunion de briefing avant l'événement pour passer en revue les protocoles de sécurité. N'oubliez pas de vérifier que votre assurance responsabilité civile couvre bien cet aspect de l'organisation.

Le jour J : Assurer le bon déroulement

Accueillir les artistes et le public

Préparez un accueil chaleureux et professionnel pour tous les participants. Pour les artistes, désignez une personne dédiée à leur prise en charge. Assurez-vous que leurs loges sont prêtes et confortables. Fournissez-leur un planning détaillé de la journée et vérifiez que leurs besoins techniques sont satisfaits.

Pour le public, formez une équipe d'accueil bien informée. Mettez en place une signalétique claire pour guider les spectateurs. Prévoyez un espace d'information pour répondre aux questions. Veillez à ce que l'entrée se fasse de manière fluide, en respectant les normes de sécurité.

Gérer les imprévus

La réactivité face aux aléas est essentielle pour préserver la qualité de l'événement. Établissez un plan B pour les scénarios critiques (panne technique, retard d'un artiste, problème de sécurité). Désignez un responsable "gestion de crise" capable de prendre des décisions rapides.

Maintenez une communication constante entre les différentes équipes (technique, sécurité, accueil) via des talkies-walkies. Préparez des annonces pré-rédigées pour informer le public en cas de changement de programme.

Gardez à portée de main les contacts d'urgence (services médicaux, techniciens de réserve). Restez calme et professionnel face aux imprévus, votre attitude influencera celle de votre équipe et du public.