Vous souhaitez organiser votre événement virtuel et vous ne savez pas par où commencer ?🧐
Imagina est là pour vous aiguiller et vous garantir un événement virtuel 100% réussi !
Vous retrouverez dans cet article les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour que votre événement obtienne le succès qu’il mérite.
#1 Définissez la thématique de l’événement, les objectifs et la cible 👀
Chaque événement virtuel doit détenir son identité et une thématique bien précise. Il est important de fixer le contexte pour que vos participants comprennent l’objectif et le fonctionnement de cet événement. L’événement doit absolument répondre aux besoins des participants.
Afin de fixer ces trois critères, il est nécessaire de répondre aux questions suivantes:
- Quelle expérience avez-vous envie d'offrir à vos participants ?
- À qui s’adresse ce type d’événement ?
- L’accès à l’événement est-il possible via une application ? Une application web ? Sur un site internet ?
- Comment voulez-vous que l’événement soit diffusé? Proposez-vous une solution de streaming ?
- L’accès à l’événement sera payant ? Gratuit ? Ouvert à tout public ? Sur invitation ?
#2 Définissez la date, l’heure et la plateforme sur laquelle va se dérouler l’événement ⏱
Pour organiser un événement virtuel, la date, l’heure et le type de plateforme sont des éléments à définir avec soin. Il faut choisir une date et un horaire selon les disponibilités de vos participants afin de multiplier les présences sur l'événement. C’est primordial!
Autre fait, il est important de proposer une plateforme pour votre événement accessible à tous et ainsi créer un guide pour faciliter l’accès et la compréhension de la plateforme. Chaque participant doit comprendre comment accéder à la plateforme événementielle et aux différents outils. Tout le monde doit être à son aise.
Pour cela, posez-vous ces questions:
- Est-ce que la date envisagée n’est pas en concurrence avec un autre événement du même type?
- Quels fuseau horaire et jour de la semaine votre cible est-elle la plus disponible?
#3 Définissez les outils nécessaires ⚙️
Pour que votre événement réponde aux besoins de vos participants, vous devez mettre à disposition des outils indispensables sur la plateforme.
Par exemple :
- Une porte ouverte virtuelle dans un campus: proposer un outil pour poser des questions en live, avoir la possibilité de prendre rendez-vous pour rencontrer les référents des différentes spécialités de votre campus, un plan interactif pour présenter les locaux, la présentation des intervenants…
- Congrès connecté : un programme en ligne pour suivre les conférences, la liste des exposants, un outil de networking pour prendre rendez-vous avec les professionnels présents etc.
La mise en place d’outils est un atout pour votre événement, ils facilitent l’interactivité avec les participants et permettent de répondre à leurs besoins.
#4 Organisez le programme de l’événement et listez vos intervenants 📋
C’est le moment d’organiser le déroulé de l’événement pour optimiser le temps disponible et être cohérent lors des différentes actions que vous proposez.
Posez-vous ces questions:
- Combien de temps va durer l’événement ? 1 heure ? 1 jour? 2 jours ? 3 matinées ?
- De qui ai-je besoin pour animer les conférences ?
- Quels intervenants sont indispensables pour l’événement ?
- Ai-je les coordonnées des personnes à contacter ? sont-ils disponibles à cette date ?
Conseil: Préparer une check list pour ne rien oublier 😉
#5 Teasez l’événement virtuel 📣
Pourquoi attendre ? Il faut susciter l'intérêt des participants dès le début !
Proposer un teaser est une bonne technique pour plonger les participants dans l’univers de l’événement, tout en gardant une part de mystère. C’est un moyen de développer la curiosité de chacun. Une vidéo ? Un post sur vos réseaux sociaux avec un visuel irrésistible ? la venue d’un intervenant prestigieux ? Tout est bon pour communiquer, alors foncez !
#6 Communiquez sur les réseaux sociaux et par mail 👨💻
La communication est un élément majeur pour réussir votre événement, multiplier les canaux de communication est un atout pour travailler la notoriété.
Facebook ? Instagram ? LinkedIn ? Twitter? Une newsletter ? Un article de blog ? Laissez votre imagination opérer, adoptez une ligne éditoriale et une identité visuelle pour vous démarquer.
N’oubliez pas de communiquer les informations importantes sur votre événement !
Tips:
- Créez votre propre # au nom de l’événement peut servir aux participants pour leur permettre de poser des questions ou de publier leurs réactions
- Pensez au compte à rebours instagram et les stories
#7 Testez le matériel 💻
Le Jour J, tout doit être opérationnel, alors il est nécessaire de tester le matériel autant de fois que possible.
Proposez à vos intervenants une petite formation pour que tout soit accessible et ainsi éviter les problèmes techniques au moment T, cela pourrait nuire à la réussite de votre événement, alors restez vigilant !
#8 Le Jour J, créez de l’interaction et de l’engagement 🤝
Pour captiver les participants par les différentes interventions, ils doivent se sentir au cœur du projet !
L’interaction est un élément clé de la réussite, pour cela proposez des quiz, des faq en live, un nuage de mots… L’objectif est de répondre aux besoins des participants en lui faisant passer un bon moment.
#9 Remerciez vos participants et intervenants 💌
Il ne faut jamais oublier de remercier toutes les personnes qui ont participé à votre événement et qui ont grandement participé à son succès. Alors pourquoi ne pas préparer des cartes de remerciement ? Un cadeau personnalisé ? C’est le moment de les envoyer.
#10 Envoyez une enquête de satisfaction 😇
L’événement passé, il faut récolter les avis sur les événements et surtout de la donnée! Synthétisez les réponses à l’enquête et tirez en des axes d’amélioration pour la prochaine édition de votre événement.
Pensez à regarder ce qu’il s’est dit sur les réseaux sociaux, c’est un excellent moyen de récolter des feedbacks.
À partir de ces données récoltées, il faut faire un tri et sélectionner les personnes susceptibles de vous intéresser à l’avenir afin de les recontacter.
Et voilà, vous avez les étapes clés en votre possession pour faire de votre événement un succès. Dans tous les cas, Imagina se fera une joie de vous accompagner pour la mise en place de la plateforme dédiée pour votre événement virtuel. Alors à très vite, en ligne ! 😉
