La planification d'événements peut parfois être déroutante. Cela se produit surtout lorsque vous avez un brief événement détaillé avec de nombreuses tâches que vous devez accomplir pour apporter la perfection.
Heureusement, il existe des moyens de faciliter la planification d'événements. Par exemple, vous pouvez diviser et transformer toutes les informations succinctes de l'événement en une liste de tâches claire et exploitable. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur les bons détails, hiérarchiser les tâches et fixer des délais clairs.
Mais comment créer une liste de tâches précise à partir d’un brief événementiel ? Quels facteurs devez-vous prendre en compte lors de la création d’un ? Lisez ce guide détaillé pour en savoir plus !
1. Identifiez les actions clés
Pour commencer, vous devez extraire toutes les tâches exploitables du résumé de l'événement.
La meilleure façon de trouver les tâches réalisables est de poursuivre les verbes d'action, phrases de responsabilité, livrables, et détails à l'appui.
Les verbes d'action représentent des tâches critiques. Voici quelques verbes d'action couramment utilisés dans les résumés d'événements :
- Organiser
- Préparer
- Attribuer
- Confirmer
CONSEIL : Mettez-les en valeur pendant que vous lisez le mémoire.
Supposons que le résumé de l'événement comprenne une phrase comme « Organisez une table ronde ». La tâche ici est d'arranger tout nécessaires à ce panel, comme le choix des intervenants, la mise en place de la scène et la gestion des plages horaires.
Avec les verbes d'action, garder un œil sur des phrases comme
-
responsable de
-
coordonner avec
-
chargé de
Ceux-ci indiquent vos responsabilités spécifiques.
Pour exemple, si le mémoire dit, « Vous êtes responsable du marketing », les tâches consistent à créer un plan marketing, à concevoir du matériel promotionnel et/ou à planifier des publications sur les réseaux sociaux.
Une fois que vous avez trouvé les tâches et les responsabilités, identifiez les résultats attendus, tel que présentations, délais, ou matériels. Chaque livrable peut impliquer différentes tâches.
Pour exemple, "préparer un agenda d'événement" peut impliquer de rédiger l’ordre du jour, de l’examiner avec l’équipe et de l’envoyer aux parties prenantes.
CONSEIL : Si vous ne voulez pas faire trop d'efforts pour trouver des expressions dans l'ensemble du briefing de l'événement, Resumer un Texte IA peut aider à accélérer le processus de création d’une liste de tâches.
Au lieu de lire l'intégralité du mémoire, soumettez-le à l'outil. Il résumera les tâches, les responsabilités, les résultats attendus et d'autres détails sous forme de puces courtes.
Voici l'illustration pour montrer comment
Une fois les puces prêtes, utilisez-les directement pour créer la liste de tâches souhaitée.
Souviens-toi, pas tous les détails donnés lors d'un briefing d'événement sont ajoutés à la liste de choses à faire. Vous devez séparer les tâches clés des informations de base ou du contexte.
Pour exemple, si le brief décrit le but de l’événement, vous n’avez pas besoin de le répertorier comme une tâche. Cependant, les instructions logistiques comme « Préparer les badges nominatifs pour les participants » devrait être inclus.
2. Prioriser les tâches
Toutes les tâches ne sont pas mentionnées dans le cas où le bref ou plus tard sur la liste de choses à faire sont urgents.
Par conséquent, une fois que vous avez identifié les tâches clés, les responsabilités et les résultats attendus, il est temps de les hiérarchiser.
La Matrice d'Eisenhower est la meilleure méthode que vous puissiez utiliser pour hiérarchiser les tâches.
Il vous suffit de catégoriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance :
|
Urgent et important : Effectuez ces tâches |
Pas urgent, mais important : Planifiez ces tâches |
|
Urgent, mais pas important : Déléguez ces tâches |
Pas urgent et pas important : Supprimer ces tâches |
Assurez-vous d'attribuer et d'indiquer des niveaux de priorité à chaque tâche via un système clair.
Deux systèmes utilisés pour indiquer les niveaux de priorité sont codage couleur et numérotage.
-
Codage couleur : Rouge → urgent | jaune → priorité moyenne | vert → priorité faible.
-
Numérotage : Classez les tâches numériquement (par exemple, 1 pour urgente, 2 pour priorité moyenne, 3 pour priorité faible).
Tout en priorisant les tâches, tenir compte de leurs délais, aussi.
Évaluer quelles tâches ont délais fixes. Les tâches liées aux accords avec les fournisseurs, aux listes d'invités ou au matériel promotionnel doivent souvent être effectuées plus tôt que les autres.
NOTE : Certaines tâches dépendent d'autres étant terminé en premier. Par exemple, vous ne pouvez pas finaliser le liste d'invités jusqu'à RSVP sont confirmés. Notez ces relations pour planifier les tâches efficacement.
3. Décomposez les tâches complexes
Les grandes tâches sont compliquées, faire et parfois confondre celui qui l'exécute.
Par conséquent, une façon de simplifier les choses est d'interrompre des tâches aussi importantes en étapes plus petites et réalisables. Cela rend l’ensemble de la tâche plus gérable.
Pour exemple, à « organiser la logistique de l'événement », divisez-le en étapes plus petites telles que :
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Recherchez et réservez le lieu.
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Organisez l’équipement audiovisuel.
-
Coordonner la disposition des sièges.
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Confirmez les fournisseurs pour la restauration et les décorations.
Ou, pour "Préparer le matériel de l'événement", les sous-tâches peuvent ressembler à :
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Concevoir des badges nominatifs.
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Imprimez des dépliants.
-
Emportez des cadeaux promotionnels.
Ce faisant, garder les sous-tâches aussi spécifiques et aussi claires que possible pour éviter toute confusion. Par conséquent, au lieu de « Coordonner avec les fournisseurs » écrire :
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Appelez le traiteur pour confirmer les options du menu d’ici mardi.
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Envoyez un e-mail au fleuriste pour finaliser les conceptions de la pièce maîtresse d'ici jeudi.
CONSEIL : Utilisez une liste de contrôle pour les sous-tâches pour mieux suivre les progrès.
4. Attribuer des délais
Voulez-vous laisser n'importe quelle tâche dans un événement retardé ?
Si vous hochez la tête de gauche à droite, alors vous devez fixer des délais clairs à chaque tâche et sous-tâche de votre liste de choses à faire. Utilisez des dates précises au lieu de délais vagues comme « la semaine prochaine ».
Pour exemple, au lieu de « Finaliser la disposition des sièges d'ici à la fin du mois," dire « Finalisez la disposition des sièges en 15 novembre ».
Commencez par la date de l'événement et tracer les délais à l'envers.
Des tâches comme envoyer des invitations ou confirmation de la restauration devraient avoir des délais plus rapprochés, tandis que les tâches de dernière minute comme mise en place du lieu peut être programmé plus près de l’événement.
Toujours laisser du temps supplémentaire pour des retards inattendus. Pour exemple, si la date limite pour les documents imprimés est 5 décembre, visez à les terminer d’ici 1ᵉʳ décembre.
Astuce bonus ! Suivez vos progrès
Alors, vous avez créé la liste de tâches souhaitée ? Et ensuite ?
En termes simples, commencer à terminer les tâches mentionnées.
Cependant, lorsque vous le faites, suivez vos progrès. Mettez régulièrement à jour votre liste de tâches et marquez les tâches comme terminées au fur et à mesure. Pour outils numériques, déplacer les tâches terminées à un "Fait" colonne ou liste. Pour listes physiques, rayez-les avec un stylo.
Établir un plan quotidien, se concentrer sur des tâches spécifiques. Pour exemple, l’objectif de lundi pourrait être de finaliser les accords avec les fournisseurs, tandis que l’objectif de mardi sera de rédiger l’ordre du jour de l’événement.
N'oubliez pas de passer 5 à 10 minutes chaque matin revoir votre liste. Ajustez les priorités ou ajoutez des tâches en fonction de toute nouvelle information ou développement.
Soyez flexible. Si des changements inattendus surviennent, réaffecter les délais ou priorisez les tâches en conséquence.
Conclusion
Une liste de tâches à partir d'un brief d'événement simplifie la planification d'un événement.
Pour le créer, identifiez les tâches, responsabilités et livrables clés. Ensuite, hiérarchisez les tâches et triez-les en fonction de leur urgence et de leur importance.
Divisez les tâches complexes en étapes plus petites et gérables pour faciliter les choses pour l'exécutant.
Fixez des délais clairs, en travaillant à rebours à partir de la date de l'événement, et laissez de la place aux retards inattendus. Suivez les progrès quotidiennement et marquez les tâches terminées.
