Pour accéder au module de networking et prendre des rendez-vous, suivez les étapes suivantes :

1. Téléchargez l'application Imagina sur iOS ou Android ou accédez à la webapplication
2. Connectez-vous ou créez-vous un compte (guide création d'un compte imagina)
3. Recherchez votre lieu/événement grâce à la barre de recherche en haut de l'application

À partir de la page du lieu/événement, cliquez sur le module de networking :

Pour pouvoir utiliser ce module, il faut être enregistré dans celui-ci. Dans le cas d’un listing transmis à Imagina par l’organisateur, vous n’aurez pas besoin de vous enregistrer dans le module et vous devriez pouvoir prendre des rendez-vous directement.

Au contraire, si le module est ouvert à tous, vous devez vous enregistrer en cliquant sur “S’enregistrer” dans la pop-up qui s’affiche en bas de votre écran

 

Lorsque vous êtes enregistré, les boutons "Configurations" et "Agenda" apparaissent, vous indiquant que vous êtes bien dans la liste de networking et visible de tous.

 

Configuration du profil 

Dans l’onglet Configurations, vous pouvez entrer vos informations personnelles et choisir les sessions sur lesquelles vous êtes disponibles.

Prise de rendez-vous

Vous avez la possibilité de consulter le profil d’autres participants et prendre rendez-vous avec eux. Selon le choix des organisateurs, il vous est possible de choisir le créneau de rendez-vous, ou celui-ci est attribué de façon automatique.

Vous pouvez également recevoir des demandes, les accepter ou les refuser ou proposer un autre créneau lorsque cela est rendu possible par les organisateurs. 

Attention : Il n’est pas possible de prendre un rendez-vous dans les 30 minutes précédant le créneau souhaité. 

 

     C. Agenda

L’onglet Agenda vous permet de voir toutes vos demandes reçues et envoyées. Une fois qu’une demande est acceptée, celle-ci crée un événement dans l’agenda.

Vous avez alors la possibilité de cliquer sur la rencontre à venir et avoir les informations liées à celle-ci ainsi qu’à accéder à l’appel vidéo s’il est disponible sur le module (événement à distance).

     D. Visioconférence

En cliquant sur « accéder à l’appel vidéo », une visioconférence se lance directement avec un compte à rebours du début de la rencontre. Vous avez la possibilité d’activer ou non votre caméra, ainsi que de couper le son de votre microphone.

Une messagerie instantanée est également disponible en-dessous de la visioconférence. Les messages peuvent être envoyés avant l’événement et sont visibles à n’importe quel moment.

Un bouton en haut à droite existe afin de réduire l’appel vidéo, permettant la navigation sur l’ensemble de l’application tout en poursuivant le rendez-vous.

     E. Messagerie privée

Vous avez la possibilité d’envoyer des messages privés aux autres participants inscrits dans le module Networking. 

Pour ce faire, vous devez vous rendre sur le profil de la personne de votre choix et cliquer sur Envoyer un message. 

 

 

FAQ (Conseils/Astuces + Problèmes techniques)

 

Le participant se voit dans la liste générale des participants et peut prendre rendez-vous avec lui-même. Comment cela se fait-il ?

Si le participant se voit dans l’application et peut prendre rendez-vous avec lui-même, cela signifie qu’il est connecté avec une autre adresse e-mail que celle avec laquelle il a été ajouté à ce module. Il doit s’assurer d’être connecté avec la même adresse e-mail que celle qui a été fournie à Imagina. 

 

Il n’est pas possible d’envoyer un message privé à un participant. Pourquoi ?

Lorsque le bouton Envoyer un message n’est pas présent sur le profil d’un participant, cela signifie que celui-ci ne s’est pas encore créé de compte sur Imagina. 

Il faut donc attendre qu’il se crée un compte pour le contacter. Il est tout de même possible de lui demander un rendez-vous. 

 

Une demande de rendez-vous a été envoyée, mais le participant ne peut finalement pas être présent sur ce créneau. Comment faire ?

Une fois qu’une demande de rendez-vous a été envoyée à un participant, il est possible de l’annuler à tout moment grâce à l’icône en forme de croix rouge.

 

Je ne vois pas mon interlocuteur pendant l’appel vidéo. Comment faire ? 

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles il ne peut pas voir l’autre participant :

• l’interlocuteur n’est pas encore connecté à l’appel vidéo. Dans ce cas, il reçoit une notification lui indiquant que le participant l’attend
• l’interlocuteur (ou le participant) n’a pas autorisé son navigateur à utiliser son micro et/ou sa caméra. Il est donc dans l’incapacité de communiquer avec lui via l’appel vidéo
• il est possible que l’ordinateur bloque l’accès à la caméra ou au micro 
• l’interlocuteur (ou le participant) fait face à un blocage de la part de son réseau

Voici les solutions que nous pouvons proposer :

• Assurez-vous que le navigateur du participant ait bien l’autorisation pour accéder à la caméra ainsi qu’au micro. Vous pouvez trouver la procédure ci-dessous (lien)
• Le participant peut essayer d’utiliser son réseau 4G s’il constate que via la connexion WIFI il ne peut pas accéder à l’appel vidéo.
• Si le participant est sur l’application web Imagina, il peut essayer de rejoindre l’appel vidéo via l’application mobile Imagina.

 

     G. Pourquoi est-ce qu’on ne peut pas demander rendez-vous à un participant ? 

Il peut y avoir plusieurs raisons à cette situation : 

• le participant qui souhaite prendre le rendez-vous possède le même statut (par exemple ils sont tous les deux exposants) que la personne avec qui il souhaite prendre contact. Selon les décisions de l’organisation, il n’est pas possible de prendre rendez-vous avec une personne ayant le même statut (cf. point sur les catégories)
• le participant n’a pas de créneau en commun avec la personne qu’il souhaite contacter
• il n’est pas possible de prendre rendez-vous au cours des 30 minutes qui précèdent un créneau
• la prise de rendez-vous n’est plus possible 

 

     H. Pourquoi on ne peut pas demander à nouveau de rendez-vous ?

Il n’est pas possible de demander à nouveau un rendez-vous à un même participant pour plusieurs raisons : 

• l’interlocuteur a refusé la première demande de rendez-vous. Il est impossible d’en redemander un pour éviter toute forme de spam. C’est à l’interlocuteur de proposer un créneau
• la demande de rendez-vous a été validée et est programmée. Il n’est possible de demander qu’un seul rendez-vous à une personne. Si le participant constate qu’il n’est finalement pas libre sur le créneau validé, il peut annuler son rendez-vous et en proposer un nouveau à son interlocuteur
• la demande de rendez-vous est en cours de confirmation. Le participant ne peut pas demander un autre créneau de rendez-vous. S’il souhaite modifier le créneau sur lequel il a réalisé sa demande, il doit annuler celle-ci et envoyer une nouvelle demande à son interlocuteur

 

Comment vérifier que les accès à la caméra et au micro sont autorisés sur Google Chrome ?

Via la page du rendez-vous :

• Cliquer sur l’icône de caméra se situant à gauche de l’étoile des favoris
• Vérifier que l’accès à la caméra et au micro est autorisé

Via les paramètres :

• Aller dans “Paramètres”
• Puis “Confidentialité et sécurité”
• Ensuite dans “Paramètres des sites”
• Vérifier que “app.imagina.io” ait l’accès à la caméra et au micro d’autorisé

 

Comment vérifier que Google Chrome est autorisé à accéder à la caméra et au micro sur mon ordinateur ?

Pour Windows :

• Aller dans “Paramètres”
• Puis dans “Confidentialité”
• Ensuite dans “Caméra”
• Vérifier que Google Chrome est bien autorisé à accéder à la caméra

Pour Mac :

• Aller dans “Préférences système”
• Puis dans “Sécurité confidentialité”
• Ensuite dans “Confidentialité”
• Vérifier ensuite que pour “Appareil photo”, “Microphone” et “Enregistrement de l’écran” Google Chrome soit autorisé

 

Si vous rencontrez des difficultés pendant l'appel vidéo, il faut bien vérifier que :

 

• Le microphone et la caméra sont fonctionnels.
• Le navigateur a les droits d’utiliser ces deux périphériques.
• Le pare-feu ne bloque pas ces périphériques.
• Éviter l’utilisation des machines virtuelles qui peuvent bloquer la connexion.
• Le participant n’est pas sur un autre outil de visioconférence en parallèle
• Le participant est sur la bonne rencontre
• L’interlocuteur du participant est bien connecté sur l’appel vidéo. Il peut s’en assurer en lui demandant cela grâce à l’espace de messages privés.
• Vérifier que le réseau WIFI sous Windows est bien configuré en réseau privé, et non public
• Il se peut que des restrictions soient appliquées sur le réseau. Le service informatique du participant, s’il est en entreprise, peut vérifier que le port 443 est bien ouvert et autoriser l’accès à wss://global.vss.twilio.com ainsi que https://www.twilio.com 
• Vérifier que l’antivirus ou encore que le pare-feu ne bloque pas les appareils.
• Il est possible de vérifier sur le lien suivant qu’il n’y a pas d’erreur bloquant la connexion à la visioconférence : https://networktest.twilio.com 

 

L’application mobile est une alternative en cas de difficultés non résolues.