Description de la fonctionnalité

Le module “Inscription” vous permet de mettre en place un formulaire d’inscription pour votre événement. Grâce à l’inscription vous récupérez de la data sur vos visiteurs, vous pouvez également donner des droits d’accès à certains modules.

Configuration du module

Création du module d’inscription :

Pour créer le module d’inscription et accéder aux paramètres, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à l’administration de l’application en vous connectant à vos identifiants sur https://imagina.com puis en cliquant sur https://pro.imagina.com/modules/
   
   
2. Cliquez sur “Ajouter un module” et choisissez “Inscription” pour créer le module ou cliquez sur le bouton “éditer” en face du module s’il est déjà créé
   
   
3. Cliquez sur “Paramètres” en haut à droite de votre écran

Paramètres :

Après avoir cliqué sur "Paramètres", cliquez sur le bouton d'édition à côté de "Paramètres avancés" vous arrivez sur l'écran suivant :

Ticket vierge : Permet de générer un certain nombre de tickets avec QRcode pour que les personnes arrivant à l'événement sans s'être inscrites puissent être comptabilisées dans les jauges

Affichage du badge : Permet d’afficher le badge des utilisateurs dans l’application Imagina

Mode pré-inscription : Permet de valider les inscrits avant qu’ils soient véritablement inscrits à l’événement

Configuration de la commande de tickets :

Cliquez sur "Étapes d'inscription" puis sur "Commande". Vous arrivez à l'écran suivant :

(Facultatif) Information générale : Permet d'ajouter une description, de rendre obligatoire cette étape d'inscription (elle sera obligatoire de base s'il y a qu'une seule étape d'inscription) et de renseigner le nombre limite de ticket disponible pour les visiteurs si vous avez plusieurs tickets.
Exemple : j'organise un événement sur deux jours et je propose un ticket par jour, mais je souhaite que les visiteurs ne puissent participer qu'à une journée sur les deux au choix. Je renseigne donc limite des tickets : 1.

Cela n'empêchera pas le visiteur de prendre deux tickets pour ce même ticket, mais ca permet de l'empêcher de prendre deux tickets différents. Vous pourrez décider de combien de tickets les viteurs pourront prendre dans l'étape "liste des catégories".

(Obligatoire) Formulaires : Permet de créer les champs du formulaire d’inscription (le nom, prénom et adresse e-mail sont demandés de base dans le formulaire, il est donc inutile de les demander à nouveau)

1. Cliquez sur “Ajouter un formulaire”, donnez-lui un titre, puis validez
   
   
2. Cliquez sur le bouton “Éditer le formulaire”
   
   
3. Cliquez sur “Ajouter une partie”, donnez-lui un titre, puis validez
   
   
4. Cliquez sur “Ajouter un champ”, renseignez la question, s'il elle est requise ou non, le type de question (champ libre, choix unique, choix multiple, fichier), renseignez les propositions (sauf si champ libre) puis validez
   
   
5. Pour revenir aux paramètres des commandes de tickets, cliquez sur “Étapes d'inscription” en haut à droite de votre écran puis sur "Commande"

(Facultatif) Mail de confirmation : Permet d’envoyer automatiquement un e-mail de confirmation d’inscription ou de pré-inscription

1. Cliquez sur “Ajouter un e-mail de confirmation”
   
   
2. Renseignez le titre de l'e-mail
   
   
3. Renseignez le contenu de l’e-mail avec l’outil de création de texte
   
   
4. Sélectionnez “Oui” ou “Non” pour afficher le champ de téléchargement de l’application en bas du mail
   
   
5. Ajoutez une image de pied de page au mail (au format PNG ou JPG 800x200px)
   
   
6. Appuyez sur "Valider"

(Obligatoire) Liste des catégories :

Vous pouvez renommer ou ajouter des catégories. Les catégories permettent de classer les tickets. Par exemple vous pouvez créer une catégorie par jour et à l'intérieur créer plusieurs tickets pour des entrées différentes (Ticket étudiant ; ticket adulte ; ticket VIP...)

De base, vous pouvez laisser seulement la catégorie "Inscription", cliquez sur "Ajouter un ticket" puis "Ajouter nouveau ticket" :

• • Titre : Ajoutez le titre de votre ticket
    
    
  • Description : Ajoutez une description à votre ticket, elle sera renseignée juste en dessous du ticket sélectionné
    
    
  • Formulaire : Choisissez le formulaire d’inscription que vous avez créé précédemment
    
    
  • Visuel du ticket : Choisissez le visuel du ticket (vous pourrez l'importer dans l'étape suivante)
    
    
  • Fichier personnalisé : Permet à l'utilisateur d'ajouter un fichier
    
    
  • Mail de préinscription : (A remplir seulement si vous avez sélectionné “Oui” au mode pré-inscription dans les paramètres généraux). Choisissez l’e-mail de préinscription que vous avez créé précédemment
    
    
  • Mail de confirmation : Choisissez l’e-mail d’inscription que vous avez créé précédemment
    
    
  • Code d’activation du ticket : Renseignez un mot de passe obligatoire pour accéder au formulaire d’inscription
    
    
  • Nombre maximum de billets par commande : Sélectionnez le nombre de billets que peut prendre un utilisateur
    
    
  • Limite de billets disponible : Sélectionnez une limite de billets si vous avez un nombre précis de billets à donner (jauge maximale de 500 billets par exemple) Si oui (définie), renseignez le nombre et l’affichage de la jauge
    
    
  • Afficher la capacité : Informe les utilisateurs du nombre de places disponibles
    
    
  • Seulement un ticket par mail : Choisissez “Oui” si vous souhaitez que les utilisateurs puissent prendre un seul ticket avec la même adresse mail (recommandé)
    
    
  • Liste des tickets parents : S’il s’agit d’un sous ticket (Exemple : Inscription à une conférence d’un événement globale), renseignez le ticket d’événement global, puis validez

(Facultatif) Visuels des tickets : Permet d’ajouter le visuel des tickets (badges) où sera imprimé le QR code

1. Cliquez sur “Ajouter le visuel d'un ticket”
   
   
2. Renseignez le titre du visuel
   
   
3. Cliquez sur “Choisir un fichier” pour ouvrir le visuel de votre ticket au format PDF puis validez
   
   
4. Pour afficher des champs sur le billet, cliquez sur un des boutons “Éditer” puis sélectionnez le champ à afficher, la couleur du texte, la taille du texte et le style (gras, normal, italique)
   
   
5. Validez pour terminer

 Pour revenir aux étapes d’inscription, cliquez sur “Étapes d’inscription” en haut à droite de votre écran

Configuration des coordonnées des inscrits :

Cette étape permet de modifier la finalisation de l’inscription dans le parcours utilisateur

1. Cliquez sur le bouton “Modifier” en face de l’onglet "Coordonnées"
   
• Envoyer un mail récapitulatif : Envoi un récapitulatif qui liste les tickets sélectionnés ainsi que le badge au format PDF
  
  
• Vérifier un mail : Ajout d'un deuxième champ pour que l'utilisateur retape son e-mail
  
  
• Condition supplémentaire : Ajoutez vos conditions avec un court texte. Elles apparaitront en dessous de la case à cocher déjà présente comportant le texte “J'accepte les conditions générales d'utilisation d'Imagina”
  
  
  
2. Une fois ces champs remplis, validez

Configuration du récapitulatif d'inscription :

Permet de modifier le message récapitulatif qui est affiché à l’utilisateur après son inscription

1. Cliquez sur le bouton “Modifier” en face de l’onglet "Récapitulatif"
   
   
   • Message de confirmation : Ajoutez un texte de confirmation d’inscription sur la plateforme. Il apparaîtra en plus du texte déjà présent “Nous vous confirmons que votre inscription a bien été enregistrée. Vous avez dû recevoir un e-mail de confirmation de l'inscription à votre adresse. Pensez à vérifier vos courriers indésirables.”
2. Une fois ces champs remplis, validez

Gérer les inscrits :

1. Pour visualiser la liste des inscrits, cliquez sur “Inscrits” en haut à droite de votre écran.
   • Vous pouvez éditer un inscrit pour voir ses réponses à l’inscription en cliquant sur le bouton “Modifier" en face de son nom, vous pouvez également les supprimer en cliquant sur “Supprimer”
     
     
2. Si vous avez une pré-inscription à l’événement, vous pouvez voir la liste des pré-inscrits en cliquant sur le bouton “Tickets en attente”
   • Si vous souhaitez accepter l’inscrit, cliquez sur le bouton “Valider”. Vous pouvez éditer un pré-inscrit pour voir et modifier ses réponses à l’inscription en cliquant sur le bouton “Modifier”, vous pouvez également les supprimer en cliquant sur “Supprimer”
     
     
3. Vous pouvez réaliser plusieurs actions via le bouton Action
   
   
   • Exporter en CSV : Permet de télécharger la liste des inscrits au format CSV
     
     
   • Exporter en Excel : Permet de télécharger la liste des inscrits au format Excel
     
     
   • Exporter en CSV avec tickets enfants : Permet de télécharger la liste des inscrits au format CSV et comprenant les tickets enfants
     
     
   • Envoyer les badges non envoyés : Si les badges n’ont pas déjà été envoyé pour une raison de paramétrage ou de modification de champs, vous avez la possibilité d’envoyer par mail tous les badges non envoyés
     
     
   • Envoyer tous les badges : Permet d’envoyer tous les badges aux utilisateurs
     
     
4. Vous avez la possibilité de filtrer les inscrits pour les trouver plus facilement avec le bouton “Recherche” 

FAQ

1. Je n’ai pas de PNG ou PDF de badge, comment faire ?

Vous pouvez vous rapprocher du chef de projet Imagina de votre événement pour qu’il vous fournisse le modèle du badge à insérer.

2. Peut-on ajouter une étape supplémentaire à l’inscription ?

Vous pouvez ajouter une étape supplémentaire, mais pensez à y rattacher un formulaire, autrement il ne sera pas possible pour l’utilisateur de continuer son inscription.

3. Est-il possible de modifier les noms des étapes ?

Vous pouvez modifier les noms des étapes en vous rendant dans l’onglet “Étapes d’inscription” puis en cliquant sur le bouton vert “Éditer l’étape”.

4. Est-il nécessaire de conserver l’étape de la sélection du ticket si on a un seul ticket ?

Il est nécessaire de conserver cette étape pour que l’inscription fonctionne.

5. Les utilisateurs sont-ils obligés de s’inscrire pour pouvoir avoir accès au contenu ?

Cela dépend des paramètres globaux de l’événement. Il est possible que le contenu s’affiche en fonction de l’inscription. Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez que les utilisateurs aient accès au contenu uniquement après inscription, contactez votre chef de projet Imagina.