Networking

Description de la fonctionnalité

Qu'est-ce que le module Networking ?

Ce module met en relation des participants grâce à un système de rendez-vous et/ou de chat privé (messagerie instantanée). Un système de sessions (plages horaires de disponibilité) est mis en place par l’organisateur, permettant aux utilisateurs de prendre rendez-vous entre eux, à deux personnes maximum.
Les rendez-vous peuvent se faire soit à distance (visioconférence intégrée au module) soit en physique, autour de tables dédiées ou de stands.

Le système de rendez-vous n’est pas obligatoire. Il est possible de ne pas le mettre en place afin que le module devienne uniquement un système de messagerie entre participants.

Il est également possible de désactiver la prise de rendez-vous à tout moment. Les participants peuvent tout de même accepter les demandes qu’ils ont reçues, même après la désactivation de la prise de rendez-vous.

Le module de rendez-vous propose deux méthodes de prise de rendez-vous :

A. La prise de rendez-vous par l'utilisateur

Les participants peuvent prendre rendez-vous entre eux lorsqu’ils ont choisi la ou les mêmes sessions.

Cette méthode permet aux participants de choisir le créneau de rendez-vous. Ils ont le choix d’accepter, de refuser ou de proposer un autre créneau.

B. Le matchmaking

Comme la méthode précédente, les participants peuvent choisir la ou les sessions sur lesquelles ils sont disponibles. Ils ne peuvent cependant pas choisir le créneau souhaité lors de la prise de rendez-vous.

Chaque rendez-vous est automatiquement accepté et les participants peuvent être notifiés par mail de leur agenda lorsque les rendez-vous ont été programmés.

Dans le cas d’un événement physique, il est possible de lier un participant à une table précise. Ainsi, le participant en question ne bouge pas, seules les personnes qu’il rencontre bougent et se présentent devant lui.

Configuration du module

La configuration du module est souvent réalisée par Imagina. Pour ce faire, certains éléments doivent être transmis au préalable.

Réception des participants

Les participants au module de Networking peuvent être importés en amont de l’événement. La liste peut être transmise à Imagina soit par un fichier CSV, soit récupérée à partir d’une API. Dans le cas d’une importation par fichier, une trame au format Excel est fournie par Imagina.

Vous pouvez également donner la possibilité aux participants de s’inscrire directement sur le module. Cette inscription peut être acceptée automatiquement ou manuellement par vous.

Lorsque les utilisateurs ont été récupérés par Imagina, vous pouvez configurer le module :

Paramètres

Pour accéder aux paramètres du module, suivez les étapes suivantes :

Accédez à l’administration de l’application en vous connectant à vos identifiants sur https://imagina.com puis en cliquant sur https://pro.imagina.com/modules/
Cliquez sur “Ajouter un module” et choisissez “Networking” pour créer le module ou cliquez sur le bouton “éditer” en face du module s’il est déjà créé
Cliquez sur "Paramètres" en haut à droite de votre écran

Vous pouvez modifier le paramétrage général du module, notamment le nom du module, la description du module ainsi que l’image.

Vous pouvez ajouter des filtres qui permettront de filtrer les utilisateurs selon leur profil.
Pour ajouter un filtre, cliquez sur "Ajouter un filtre" puis renseignez le nom du filtre.
Exemple : Dans le listing des utilisateurs que l'on récupère, vous avez mentionné en face de chaque utilisateur s'il est "Exposant" ou "Visiteur". Vous pouvez alors ajouter un filtre "Exposant" et un filtre "Visiteur" qui viendront matcher avec les utilisateurs correspondants.
Attention : Pour que ça match, il faudra ajouter également ce filtre dans la catégorie de participant. Veuillez vous référer plus bas dans ce guide à la partie "Liste des catégories"

Paramètres avancés :

Description détaillée : Renseignez un texte complémentaire pour les participants. Ce texte va faire apparaitre un bouton "Informations" dans le module de rendez-vous avec votre texte
Configuration du profil : Donne la possibilité aux utilisateurs de modifier les informations que vous avez entré pour eux et de sélectionner les créneaux de rdv sur lesquels ils sont disponibles
Catégorie par défaut du participant : Tous les utilisateurs intégrés sont affiliés à cette catégorie par défaut. Vous pourrez configurer ce champ lorsque vous aurez créé les catégories (plus bas dans ce guide)
Module parent du networking : Sélectionnez le module networking parent dans le cadre où vous avez deux modules de networking et que vous souhaitez récupérer les mêmes configurations que l'autre module
Formulaire d'inscription : Permet d'activer la possibilité pour les visiteurs non inscrits dans le module de networking de s'inscrire d'eux-mêmes. Activez cette option si vous n'avez pas de liste de participants pré-faite.
Message non inscrit : Si vous avez activé l'option "formulaire d'inscription", vous pouvez rédiger un message qui s'affichera aux non-inscrits à côté du bouton pour s'inscrire
Système de networking : Désactivez ce bouton si vous souhaitez que les utilisateurs puissent seulement s'envoyer des messages et pas prendre de rendez-vous
Gestion des demandes : Permet d'activer ou non l'acceptation et l'envoi de demandes
Choix du créneau par l'utilisateur : Décochez ce bouton si vous souhaitez qu'Imagina donne automatiquement un créneau aux utilisateurs
Ordre d'affichage des participants : Permet de changer l'ordre d'affichage des participants (date d'ajout, nom ou prénom)

Liste des catégories :

Il est impératif d'avoir au moins une catégorie pour le module de networking. Une catégorie correspond à un type d'utilisateur. Par exemple, si pour votre événement vous avez des exposants et des participants, alors il faut créer une catégorie "Exposant" et une catégorie "Participant".

Cliquez sur "Ajouter la catégorie"
Renseignez le titre de la catégorie (Participant par exemple) et validez
Cliquez sur le bouton "Éditer" en face de la catégorie

Titre : Il s'agit du titre de votre catégorie
Réunions autorisées : Cochez les catégories avec qui vous souhaitez que cette catégorie puisse prendre des rendez-vous
Formulaire : IMPORTANT - Sélectionnez le formulaire lié à cette catégorie (vous pourrez créer le formulaire plus bas dans ce guide, il faudra obligatoirement rattacher le formulaire créé avec la catégorie)
Champs liés à la catégorie : Tous les utilisateurs ayant le champ que vous séléctionnez auront la catégorie en question. Exemple : vous configurez la catégorie Participant
Champs liés au sous-titre 1 (gris) : Sélectionnez un champ qui apparaitra en dessous du nom/prénom de l'utilisateur
Champs liés au sous-titre 2 (bleu) : Sélectionnez un deuxième champ qui apparaitra en dessous du nom/prénom de l'utilisateur

Liste des formulaires :

Il est impératif d'avoir au moins un formulaire pour le module de networking. Un formulaire permet de choisir les champs que l'on souhaite afficher sur le profil de l'utilisateur.

Cliquez sur "Ajouter un formulaire"
Renseignez le titre du formulaire (Participant par exemple) et validez
Cliquez sur le bouton "Éditer" en face de la catégorie

De base, le formulaire est composé du Prénom, nom, entreprise, statut/poste et des sessions.
Tous ces champs seront donc affichés sur le profil des utilisateurs.

Vous pouvez ajouter vous-même des champs supplémentaires en cliquant sur "Ajouter un champ" ou éditer un champ existant afin de relier les champs pré-existant avec les informations récupérées depuis l'inscription.

Pour éditer un champ, cliquez sur le bouton "Éditer" en face du champ :

Titre : Il s'agit du titre de votre champ
Obligatoire : Activez ce bouton si vous souhaitez que les participants soient obligés d'avoir ce champ pour valider leur profil lorsqu'ils l'éditent
Type de champ : Choisissez un type de champ, cela permettra à notre système de réaliser une action particulière lorsque l'on clique sur le champ (page web, téléphone par exemple...)
Champ lié à la question : IMPORTANT - Choisissez le champ importé de la billeterie qui sera affiché sur le profil de l'utilisateur pour lier le champ de l'utilisateur au module de rendez-vous

Une fois votre formulaire terminé, cliquez sur "Paramètres" en haut à droite pour retourner dans les paramètres généraux et éditez votre catégorie précédemment créée pour affilier votre formulaire dans le champ "Formulaire".

Configuration des sessions

Une session correspond à une plage horaire dans laquelle se trouve les créneaux de rendez-vous.

La création d’une session nécessite plusieurs informations :

la durée des créneaux
le temps de pause souhaité entre chaque créneau
le nombre de tables souhaitées (nombre de rendez-vous en simultané)
la date de début et de fin de la session, ainsi que les horaires de début et de fin

Exemple : Une session est créée le 20 septembre de 10 h à 12 h. Les créneaux sont d’une durée de 25 minutes avec 5 minutes de pause entre chaque rendez-vous. Dans ce cas-là, il y aura donc 4 créneaux sur la session. Il y a 10 tables de paramétrées, soit 10 rendez-vous possibles par créneau. L’application calcule 40 rendez-vous possibles sur la session 10 h à 12 h.

Pour commencer à configurer vos sessions, cliquez sur "Sessions" en haut à droite du module de networking.

Cliquez sur "Ajouter une session".

Titre : Donnez un titre à votre session (nous vous conseillons de titrer votre session par un numéro ou la date/heure de la session car c'est ce qui apparaitra sur le profil des utilisateurs pour choisir leurs disponibilités)
Session hybride : Si vous cochez cette option, les visiteurs pourront prendre des rendez-vous en visioconférence en plus du présentiel
Session virtuelle : Si vous cochez cette option, les visiteurs pourront uniquement prendre rendez-vous en visioconférence
Date de début : Séléctionnez la date et heure de début de la session
Date de fin : Séléctionnez la date et heure de fin de la session
Durée du rendez-vous : Séléctionnez la durée des créneaux de rendez-vous à l'intérieur de cette session
Durée d'une pause : Séléctionnez la durée d'une pause entre deux créneaux de rendez-vous
Gestion des tables : Cochez cette option si vous souhaitez pouvoir nommer vos tables de rendez-vous et affilier les participants aux tables
Nombre de tables : Séléctionnez le nombre d'emplacements de rendez-vous
Tables : Si vous avez coché "Gestion des tables", vous pouvez renommer les tables et séléctionner des participants prédéfinis à une table (dans le cadre d'un rendez-vous sur un stand exposant par exemple)

Vision des participants

Pour voir la liste des participants inscrits et les rendez-vous demandés, validés et programmés, cliquez sur "Participants" en haut à droite du module de networking.

En face de chaque participant, il y a trois icônes :

L'icône jaune représente le nombre de rendez-vous demandés ou reçus
L'icône verte représente le nombre de rendez-vous validés mais pas programmés (dans le cadre ou vous souhaitez valider manuellement les rendez-vous via l'administration)
L'icône bleu représente le nombre de rendez-vous programmés

Vous pouvez filtrer les participants pour voir leurs rendez-vous programmés ou en attente grâce au logo gris représenté par une loupe.

Pour éditer le profil des utilisateurs, cliquez sur le bouton gris représenté par un crayon en face du participant. Vous pourrez voir les demandes en attente et les valider ou supprimer les rendez-vous programmés du participant.

Vision sous format planning

Vous avez la possibilité de voir les rendez-vous programmés sous forme de planning en cliquant sur "Planning" en haut à droite du module de networking.

Modules