Présentation

La trame “Gestion utilisateurs” vous permet de nous donner la liste des personnes à ajouter en tant que participant à votre lieu ou votre événement.

Lorsque l’on ajoute une personne en tant que participant elle apparaît dans le module de networking et peut interagir avec les autres participants.

La trame permet d’ajouter toutes les personnes en un seul envoi dans notre base de données et peut poser des contraintes en cas de modifications, c’est pour cela qu’il est nécessaire de s’assurer des informations qui sont intégrées au document pour éviter toute modification.

La trame est présente dans le Google Drive qui vous a été envoyé par le chef de projet de votre événement. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le dossier “Contenu” puis en cliquant sur le dossier correspondant (par exemple : Networking).

Si vous ne trouvez pas le fichier excel, contactez votre chef de projet afin qu’il vous envoie directement le lien.

Avant toute chose, vous devez savoir :

• Cette trame doit être complète au minimum 2 semaines avant votre événement
• Si vous voulez donner plusieurs informations dans une même colonne, séparez-les par une virgule
• Une ligne correspond à un utilisateur, ne renseignez personne deux fois
• Si vous faites des modifications, écrivez en orange dans le document
• Vérifiez bien les adresses e-mails que vous renseignez (pas d’espacement, vérifiez les “@” et les “.”)

Renseigner le fichier

Le fichier se présente de la manière suivante

Nom : Renseignez le nom de la personne

Prénom : Renseignez le prénom de la personne

Adresse e-mail : Renseignez l’adresse mail de la personne.

ATTENTION : Renseignez l’adresse e-mail avec laquelle il s’est créé un compte sur l’application Imagina. Si cette personne n’a pas encore de compte, signalez-lui de se créer un compte avec l’adresse e-mail que vous renseignez

Fonction : Renseignez sa fonction

Entreprise (si c’est un événement) : Renseignez son entreprise

Département (si c’est une journée portes ouvertes) : Renseignez son département

Choisissez votre champ : Utilisez la petite flèche à côté du nom de la colonne pour sélectionner un champ à intégrer. Si aucun champ ne vous convient, vous pouvez supprimer le texte “Choisissez votre champ” pour écrire directement ce que vous souhaitez. Vous disposez de plusieurs colonnes pour ajouter plusieurs champs aux personnes.

ATTENTION : Si vous voulez donner plusieurs champs à une personne, séparez les champs par une virgule (exemple : Un exposant a plusieurs stands, j’écris : “Stand A12, Stand B23”). Si vous n’utilisez pas une virgule, nous ne pourrons rien récupérer.

Sessions de rendez-vous : Renseignez d’abord le tableau complémentaire (se trouvant à droite du tableau principal)

Nommez les sessions dans l’ordre, donnez leurs une date, une heure de début, une heure de fin ainsi que la durée des créneaux de rendez-vous.
Dans l'exemple de cet exemple de base, la journée sera divisée en 4 sessions de rendez-vous et les utilisateurs pourront prendre des rendez-vous sur des créneaux de 20 minutes à l'intérieur de ces sessions.

L’intérêt de ces sessions est de pouvoir placer les utilisateurs dessus. Par exemple, un utilisateur sera disponible sur la session 1,2 et 4, on ne pourra alors pas prendre rendez-vous avec lui sur la session 3.

Une fois que vous avez rempli ce tableau complémentaire, renseignez les sessions sélectionnées pour chaque utilisateur dans la colonne “sessions de rendez-vous” au tableau principal. Pensez à séparer les sessions par des virgules.

Après avoir renseigné le fichier

Une fois que vous avez terminé de renseigner le fichier, contactez votre chef de projet afin qu’il procède à l’intégration des utilisateurs sur l’application Imagina.

L’intégration des utilisateurs n’est pas instantanée car l’équipe de développement doit préparer l’intégration du fichier et la préparation de l’application. Pour éviter tout contretemps, il est nécessaire de nous fournir le fichier complet au minimum 2 semaines avant le lancement.

Une fois la configuration terminée, les utilisateurs pourront interagir entre eux via les divers modules de l’application.