Description de la fonctionnalité

L’outil de contrôle d’accès permet à un organisateur de créer des listes d’accès et de scanner les participants le jour de l'événement afin de contrôler le ou les accès.

Vous pouvez scanner les utilisateurs avec l'application Imagina Pro et visualiser en temps réel le nombre d’entrées et de sorties ainsi que les participants présents dans l'événement ou dans les salles.

 

Configuration de l'outil

Création des listes d'accès :

Pour créer des listes d'accès, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à l’administration de l’application en vous connectant à vos identifiants sur https://imagina.com puis en cliquant sur https://pro.imagina.com
   
   
2. Cliquez sur “Outils” puis sur "Contrôle d'accès"
   
   
3. Cliquez sur "Ajouter une liste"

 

Vous pouvez modifier les paramètres suivants :

• Titre : Renseignez le titre de la liste. (exemple : "Contrôle de l'entrée")
• Nombre de scans autorisés : Nombre de fois que le participant peut être scanné
• Mode entrée/sortie : Cochez cette option si vous souhaitez scanner vos participants en entrée et en sortie (permet de savoir le nombre de personnes à l'intérieur et le temps resté dans l'événement par utilisateur)
• Commande groupée : Cochez cette option si les participants peuvent être à plusieurs sur un même QRcode/code barre
• Liste des tickets activés : Sélectionnez la ou les listes de tickets qui doivent être scannés
• Restriction supplémentaire avec champs utilisateurs : Seuls les utilisateurs ayant ces champs pourront être scannés
• Champs utilisateurs à exporter : Sélectionnez les champs des utilisateurs qui seront affichés et téléchargeables lors du scan

 

Lorsque vous aurez scanné tous vos participants, vous pouvez télécharger la liste des personnes scannées en cliquant sur le bouton gris "Modifier" représenté par un crayon gris en face de votre liste de contrôle d'accès.

Descendez en bas de la page et cliquez sur "Action", puis "Exporter CSV/EXCEL".

 

Utilisation

 

1 - Se connecter à internet

 

Afin de réaliser votre contrôle d’accès, vous devez être impérativement connecté à internet via la connexion WIFI. 

Pour ce faire :

• Dans votre téléphone, cliquez sur “Réglages” puis “WIFI”
• Sélectionnez votre réseau WIFI
• Renseignez le mot de passe et cliquez sur “Se connecter” 

2 - Accéder au contrôle d’accès

 

Installez l’application "Imagina Pro" sur votre téléphone, lancez-la et connectez-vous en renseignant votre adresse e-mail et votre mot de passe.

Attention, les adresses e-mails des personnes réalisant le contrôle d’accès doivent avoir été transmises à la société Imagina en amont

• Vérifiez, grâce au titre au haut de l’écran, que vous êtes bien connecté sur le bon événement 
• Si vous n’êtes pas sur le bon événement, cliquez sur la flèche en haut de l'application et recherchez votre événement
• Assurez-vous d’être dans les “Outils” (onglet en bas à gauche de votre écran)
• Cliquez ensuite sur “Contrôle d’accès” (access_control)
• Vous retrouvez les différentes listes à scanner. Sélectionnez celle que vous souhaitez utiliser
  
  

 

3 - Commencer à scanner

 

• Vous retrouvez l’ensemble des participants présents dans cette liste
• Vous trouvez des filtres en haut de cette liste :
• Tous (all) : il s’agit de l’ensemble des participants
• Scannés (scanned) : il s’agit des participants scannés
• Non scannés (no_scanned) : il s’agit des participants non scannés
• Sortie (exit) : si le mode “sortie” est activé (point 4), vous retrouvez ici les participants qui ont été scannés à la sortie de votre événement 
• À l’intérieur (inside) : si le mode “sortie” est activé (point 4), vous retrouvez ici les participants qui se trouvent à l’intérieur de votre événement
• Cliquez sur le bouton “Scanner” en bas de votre écran (screen du bouton) afin de scanner un badge

Pour information, une fois un badge scanné, vous pouvez cliquer sur le bouton “Voir” afin de visualiser les informations du participant

 

 

 

Scanner manuellement 

Il est possible de scanner manuellement un badge, dans le cas où celui-ci est impossible à scanner, ou par exemple si le participant l’a oublié :

• Cherchez le participant dans la liste 
• Balayez le participant de la droite vers la gauche
• Cliquez sur le bouton “Valider” qui apparaît

 

Lorsqu’un badge est bien validé, vous obtenez un écran vert

Lorsqu’un badge n’est pas validé, vous obtenez un écran rouge

 

Il y a plusieurs raisons à un badge non valide :

• le participant a présenté un faux badge ou n’est pas présent dans la liste
• le participant a été scanné au-delà de la limite renseignée

Ex. : le participant est scanné pour la troisième fois, alors que le scan est limité à deux fois

4 - Activer le mode sortie

 

Il est possible de mettre en place un mode entrée/sortie pour obtenir une jauge indiquant le nombre de participants présents en temps réel au sein de l’événement.

Pour activer le mode entrée ou sortie :

• Cliquez sur la roue dentée en haut à droite de l’écran
• Lorsque le bouton est gris, le mode entrée est activé
• Lorsque le bouton est bleu, le mode sortie est activé 

 

N’hésitez pas à la fin de votre événement à demander à votre chef de projet l’export des participants ayant été scannés. 

5 - Aide 

 

Si vous n’avez pas accès à l’application :

• Vérifiez que vous êtes bien connecté au WIFI
• Vérifiez que vous êtes bien connecté à l’application Imagina Pro avec l’adresse e-mail qui a été transmise à la société Imagina

 

Si vous ne trouvez pas un participant dans la liste :

• Vérifiez que la personne se soit bien inscrite à votre événement (vous pouvez lui demander de vous montrer l’e-mail de confirmation reçu lors de son inscription par exemple)

 

Si vous obtenez un écran rouge lors du scan de badge d’un participant :

• Le badge n’est pas bon ou le participant n’est pas présent dans la liste
• Le nombre de validations maximum a été atteint pour cette personne 
• Le badge est valide, mais le participant n’a pas été ajouté au listing dû au temps de synchronisation (une inscription tardive par exemple) 

 

Vérifiez régulièrement que vous êtes toujours connecté au réseau WIFI